En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que el derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.
Entre otras, es función del Canciller llevar el archivo diocesano; en el archivo de la Curia se conservan los asuntos recientes o que se encuentran en el curso de los acontecimientos. Si pasa el tiempo y el asunto se convierte en histórico, el expediente ha de pasar al archivo histórico. En muchas diócesis el archivo diocesano histórico tiene un gran interés, y en las diócesis más antiguas es de valor incalculable incluso para la historia de la propia nación. En ellas se suele encomendar la custodia del archivo histórico a un archivero.
Además, debe haber un archivo secreto -puede ser un armario fijo e inamovible con llave segura que se instale en el local del archivo diocesano- en el que se conserven los asuntos que deben guardarse bajo secreto.
Según indica el §3 del mismo canon, el Canciller es de propio derecho notario y secretario de la Curia. Además, se pueden nombrar otros notarios. La función de los notarios es dar fe pública en cualquier acto jurídico.
El oficio de los notarios consiste en:
Es función de los notarios la autenticación con su firma de los actos del Obispo y los Vicarios: según el canon 474, “los actos de la curia llamados a producir efecto jurídico deben ser suscritos por el Ordinario del que provienen, como requisito para su validez, así como también por el canciller de la curia o un notario”. Naturalmente la responsabilidad de los notarios no se refiere al contenido del acto o de la decisión que se tome. No es función de los notarios hacer una especie de control del contenido del acto, sino solo autenticar la firma del Ordinario que lo realiza.
Fuentes: CIC cc. 482, 484, 486, 487, 488, 489, 490, 474
